Informations générales
Référence
CDD agent administratif et d'accueil-10044
Description du poste
Métier
FILIERE FONCTIONNELLE / SUPPORT - Agent Administratif et d'Accueil
Descriptif du site
Participez à la mission d'utilité sociale de Coallia au service des plus vulnérables.
Avec plus de 900 dispositifs, nous intervenons dans le cadre de politiques publiques auprès de 100 000 personnes par jour : travailleurs migrants, demandeurs d'asile, réfugiés, mineurs non accompagnés, personnes fragilisées par l'absence de logement ou encore celles en situation de dépendance et de handicap.
Les valeurs de fraternité, hospitalité et proximité animent les 5000 professionnels de l'Association. Rejoignez-nous !
Intitulé du poste
Agent Administratif et d'Accueil H/F
Contrat
CDD
Durée du contrat (si CDD/ Contrat de prof/ etc.)
12 mois
Temps de travail
Temps partiel
Précisions sur le temps de travail
17.5
Description de la mission
Sous la responsabilité de votre manager, vous serez plus particulièrement sur des missions telles que :
ADMINISTRATIF :
Suivi des courriers des services et des usagers :
- Assurer le traitement du courrier (tri du courrier, envoi des courriers du service dans les bannettes des professionnels)
Suivi des véhicules :
- Suivi des sinistres de la flotte automobile
- Assurer le suivi de l'entretien du parc de véhicule (suivi des sinistres et rdv garage pour les révisions et réparations)
Suivi en lien avec les personnes accompagnées :
- Suivi de la Base de données des services Insertion
- Extraction de données pour les rapports d'activité et projets d'établissements
- Constituer les fichiers / dossiers administratif, organiser leur classement et archivage (facturation, émargement...)
- Suivi de l'archivage des dossiers usagers et des documents administratifs des services
- Produire des documents (courriers, tableaux de bord, comptes rendu, rapport d'activité, statistiques, support de communication interne ou externe…)
- Apporter un soutien à l'équipe dans la gestion des bases de données
Suivi des fournitures de bureau des services :
- Gérer et suivre les commandes, l'approvisionnement en fournitures de bureau et assurer le suivi des stocks
Suivi des 18 logements :
- Ouverture/fermeture de compteurs eau, électricité gaz ou fioul
- Suivi contrats entretien chaudières et VMC
- Liens avec les bailleurs pour les réparations
- Liens avec les bailleurs pour la partie administrative
- Suivi des sinistres et des dossiers assurances
- Mise à jour des tableaux des logements (et taxe d'habitation) et du suivi des factures fluides.
Divers :
- Garantir la bonne tenue de l'affichage obligatoire
- Apporter un soutien à l'équipe dans la gestion des bases de données
Réunions et points hebdomadaires :
- En fonction des besoins, participation à certaines réunions de service
- Point hebdomadaire avec les deux cheffes de service le lundi pendant 1h
COMPTABILITE
- Editer les appels à paiement et suivi des encaissements des cautions et participations financières
- Rapprochement des bons de commande et des factures pour transmission au PAC.
- Préparer les bons de commande et les mettre à la signature
- Préparer et adresser en fin de mois les pièces comptables au PAC
ACCUEIL
Accueil des services
- Tenue du standard téléphonique (Données des informations de bases, filtrer les communications téléphoniques et orientations des appels)
- Permanence d'accueil
- Animation d'un lieu ressources en accueillant, orientant et renseignant les personnes
- Diffusion des informations sur les activités proposées et actualités
Suivi des locaux et organisation des locaux :
- Lien avec le prestataire de ménage
- S'assurer de la bonne tenue des locaux
Rangement si besoin
Avantages :
- 7 semaines de congés payés par an
- Mutuelle
- Avantages proposés par le CSE
Profil
Titulaire d'un diplôme au moins de niveau bac+2, vous justifiez d'une première expérience réussie à un poste similaire.
Patient et doté d'un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe.
Vous êtes intéresse par les services d'accompagnement social et une connaissance du public accueilli serait un atout indéniable.
Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques courants.
Salaire brut mensuel
Selon CC66
Localisation du poste
Localisation du poste
Bretagne, Finistère (29)
Ville
Morlaix
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
niveau IV (Baccalauréat,...)
Spécialisation
Filière Fonctionnelle Support
Niveau d'expérience min. requis
1 à 3 ans d'expérience
Profil complémentaire
Intégrité
Prendre en compte les enjeux éthiques dans les décisions et actions entreprises, tout en restant pragmatique
Sens relationnel
Entrer facilement en contact avec les autres et développer des relations de travail efficaces, constructives et professionnelles
Organisation / Identification des priorités
Organiser les informations et les ressources efficacement. Identifier les priorités en fonction du degré d'urgence et d'importance.
Planification
Planifier le travail pour atteindre les objectifs fixés. Programmer à l'avance les étapes et les ressources requises pour réaliser une activité ou un projet.
Adaptabilité
S'adapter facilement à des situations nouvelles et à des manières de travailler différentes. Se montrer réceptif aux changements et démontrer une volonté de s'y adapter efficacement.